A necessidade de isolamento social trouxe consigo novas realidades para o mercado laboral, sendo o trabalho flexível uma delas. Durante meses o escritório das empresas passou a ser a sala de casa, a mesa da cozinha ou, ainda, o espaço da residência onde as crianças faziam os trabalhos de casa, dos colaboradores, o que movimentou, e comprovou, uma série de questões sobre a capacidade produtiva, sistemática e de entrega dos profissionais.

A flexibilidade conquistada acarretou um aumento exponencial do ritmo, o que se subscreveu numa sobrecarga de dados, numa maior troca e acesso a informações e na disponibilidade directa das comunicações. O certo é que perante esta faceta do modo de trabalho disperso, muitas empresas tiveram que se adaptar às novas necessidades dos colaboradores, tanto em termos culturais, como de infraestruturas, o que se prescreveu numa actualização de ferramentas digitais, tudo por forma a conceber a melhor forma de gestão delas próprias. Note-se que que, em Angola, a necessidade de digitalização documental e de acesso a esses conteúdos na “cloud”, por exigência da melhoria dos processos para os clientes, é cada vez maior.

Os antigos métodos totalmente baseados na utilização exclusiva de papel e de arquivos físicos imóveis e dispendiosos, são cada vez mais um problema para a gestão massiva da informação, sendo, assim, necessário considerar soluções capazes de preencher a lacuna entre os fluxos de trabalho físicos e digitais – criando uma experiência de utilização harmoniosa para os colaboradores, qualquer que seja o seu local de trabalho.

Muitas empresas já passaram, ou estão a passar por este processo, tendo progressos significativos nos seus esforços de digitalização, no entanto, esta jornada não é linear ou absoluta, pelo que as equipas de TI continuam a enfrentar problemas na implementação de fluxos de trabalho digitais. Nas várias valências necessárias para iniciar um processo de gestão documental, é crucial ter-se um parque de impressão multifuncional actual, assim como parceiros com o conhecimento completo sobre requisitos técnicos e hardware. Os parceiros de Managed Print Services da HP (MPS), por exemplo, são uma óptima resposta para os desafios de uma mudança radical nos fluxos de informação e digitalização do trabalho.

Na era digitalização, ainda há quem passe tempo no escritório porque necessita do papel para fazer o seu trabalho, mas todos vão agradecer quando perceberem que têm várias opções, que não passam por materialização em documento físico. Resolver esta realidade passa por rever todo o processo de gestão documental e, também, digitalizar a documentação antiga ainda em papel, garantindo o seu armazenamento em arquivos seguros e acessíveis. Com isto, ver-se-á o sucesso, quer na implementação das práticas de trabalho flexível, quer na capacidade de entrega ao cliente final, com maiores e melhores soluções de gestão de informação.

Se o caminho deve ser trilhado pela satisfação, produtividade, desenvolvimento de competências e retenção de colaboradores, então os recursos humanos devem repensar a sua cultura de empresa, tudo porque só com a informação e processos acessíveis em qualquer lugar, é que hoje se constrói mais. Em suma, é importante recordar que, actualmente, todos os detalhes da digitalização – até aqueles em que não pensaríamos habitualmente, como os processos de gestão documental de uma empresa – podem fazer a diferença num local de trabalho atraente para os colaboradores e, ainda, clientes.

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FLEXIBLE WORKING: AN ASSET OR A CONSTRAINT?

The need for social isolation has brought about new realities in the labor market, flexible working being one of them. For months, the corporate office became the living room, the kitchen table or even the home space where children did their homework, which raised, and answered, a series of questions about the productive, systematic and delivery capacity of professionals.

The flexibility gained has led to an exponential increase in pace, which has resulted in data overload, greater exchange and access to information and direct availability of communications. What is certain is that in view of this facet of the dispersed way of working, many companies had to adapt to the new needs of employees, both in terms of culture and in terms of infrastructure, which required an update of digital tools so that they could be better managed.

It should be noted that in Angola there is an increasing need for document digitization and access to content in the cloud due to the need to improve processes for customers. The old methods, based entirely on the exclusive use of paper and immobile and expensive physical files, are increasingly a problem for the massive management of information. Therefore, it is necessary to consider solutions capable of bridging the gap between physical and digital workflows - creating a harmonious user experience for employees, whatever their workplace.

Many companies have already gone through, or are going through this process, making significant progress in their digitization efforts. However, this journey is not linear or absolute. So, IT teams continue to face challenges to implement digital workflows. The various skills required to start a document management process mean it is crucial to have a modern multifunctional printing fleet, as well as partners with full knowledge of technical requirements and hardware. HP’s Managed Print Services (MPS) partners, for example, are a great answer to the challenges of a radical change in information flows and digitization of work.

In the age of digitization, there are still people who spend time in the office because they need paper to do their jobs, but everyone will be grateful when they realize that they have several options that do not require a physical document. Solving this issue involves reviewing the entire document management process and digitizing old documentation that is still on paper and ensuring its storage in secure and accessible archives. This will lead to success, both in the implementation of flexible working practices and in the ability to deliver to the end customer, with better information management solutions.

If the way forward is through satisfaction, productivity, skills development, and employee retention, then human resources functions must rethink their company culture, because only with information and processes accessible anywhere can companies do more today. In short, it is important to remember that, currently, every detail of digitization - even those we would not normally think of, such as a company’s document management processes - can make a difference in terms of becoming an attractive workplace for employees and even for customers.

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