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Porque é difícil simplificar a administração pública

José Gualberto Matos
15/12/2022
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DR

Para haver efectivamente simplificação, é necessário proceder a uma prévia análise e redesenho dos processos envolvidos nas actividades a transformar.

SIMPLIFICA é a designação resumida para o Projecto de Simplificação da Administração Pública, uma iniciativa que em boa hora está a ser levada a cabo pelo Governo angolano e que serve de tema a esta nota.

Segundo a definição oficial, o Projecto SIMPLIFICA visa reformular os Actos e Procedimentos na Administração Pública, Central e Local, focando-se na prossecução do interesse público e na facilitação da vida aos cidadãos e às empresas. Podia-se dizer, numa palavra, que o objectivo deste projecto é simplificar e desburocratizar a relação do cidadão e das empresas com a Administração Pública, tirando partido da inevitável transformação digital.

Pode-se, também, dizer que, hoje, são poucas as actividades que podem desenvolver-se eficientemente sem recurso à digitalização. De facto, a informática é hoje transversal a toda a actividade humana.

Modernizar e simplificar não são necessariamente sinónimos. Aquilo que é complexo continuará complexo se os respectivos processos forem simplesmente decalcados para o digital. Para haver efectivamente simplificação, é necessário proceder a uma prévia análise e redesenho dos processos envolvidos nas actividades a transformar. E é preciso fazer simples sem perda de rigor. Muitas vezes, os sistemas não funcionam bem ou são difíceis de usar, simplesmente porque os processos não foram bem pensados.

O Projecto SIMPLIFICA visa reformular os Actos e Procedimentos na Administração Pública, Central e Local, focando-se na prossecução do interesse público e na facilitação da vida aos cidadãos e às empresas.

O desenho de processos administrativos em Angola enfrenta uma herança cultural que tem a ver com o facto de, ao contrário de outros países, se seguir o princípio segundo o qual não se confia, enquanto não for prestada informação suficiente. Nos sistemas anglo-saxónicos confia-se na pessoa, até que alguma informação evidencie o contrário. Essa tendência de fazer todas as verificações de conformidade à partida complica o desenho dos sistemas da administração pública e tem um forte impacto na eficiência. Veja-se a quantidade de documentos que são necessários para criar uma empresa, obter uma licença ou fazer um simples registo.  

Modernizar e simplificar não são necessariamente sinónimos. Aquilo que é complexo continuará complexo se os respectivos processos forem simplesmente decalcados para o digital.

Em conclusão, a transformação digital da administração pública não pode resultar da simples digitalização de processos existentes. Tem de passar por uma análise pensada dos processos, com vista à sua simplificação, e isso passa, também, por encontrar um compromisso no que toca a exigências probatórias, porque as verificações de conformidade à cabeça pesam muito na eficiência dos sistemas e na produtividade geral do país.

Why simplifying public administration is difficult

SIMPLIFICA is the short name for the Public Administration Simplification Project, an initiative that is being carried out at the right time by the Angolan Government and which serves as the subject of this article.

According to the official definition, the SIMPLIFICA Project aims to reformulate Acts and Procedures in Public, Central and Local Administration, focusing on pursuing the public interest and making life easier for citizens and companies. It could be said, in a few words, that the objective of this project is to simplify and reduce bureaucracy in the relationship between citizens and companies and the Public Administration, taking advantage of the inevitability of digital transformation.

It can also be said that, today, there are few activities that can be developed efficiently without recourse to digitization. In fact, information technology is now transversal to all human activity.

Modernization and simplification are not necessarily synonymous. What is complex will remain complex if the respective processes are simply digitized. In order for there to be an effective simplification, it is necessary to carry out a prior analysis and redesign of the processes involved in the activities to be transformed. And it’s necessary to make them simple without losing rigor. Often, systems don't work well or are difficult to use, simply because the processes haven't been well thought out.

The SIMPLIFICA Project aims to reformulate Acts and Procedures in Public, Central and Local Administration, focusing on pursuing the public interest and making life easier for citizens and companies.

The design of administrative processes in Angola faces a cultural heritage that has to do with the fact that, unlike in other countries, a principle is followed according to which there is no trust until sufficient information is provided. In Anglo-Saxon systems, the person is trusted until some information proves otherwise. This tendency to do all compliance checks upfront complicates public administration systems’ design and has a strong impact on efficiency. Look at the amount of documents that are needed to create a company, obtain a license or carry out a simple registration.

Modernization and simplification are not necessarily synonymous. What is complex will remain complex if the respective processes are simply digitized.

In conclusion, the digital transformation of public administration cannot result from the simple digitization of existing processes. It has to go through a thoughtful analysis of the processes with a view to simplifying them and this also involves finding a compromise with regard to evidentiary requirements, because initial compliance checks weigh heavily on the efficiency of the systems and the overall productivity of the country .